Datenschutzrichtlinie

Informationsarten und Grund für die Erhebung

• Q: Lieferung von Produkten bzw. Erbringung von Dienstleistungen

  Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Abwicklung von Bestellungen, der Lieferung von Produkten bzw. der Erbringung von Dienstleistungen für das Unternehmen, in dem Sie beschäftigt sind, sowie der Bearbeitung von Garantieansprüchen und Zahlungen.

  Wir verarbeiten Daten über das von Ihnen vertretene Unternehmen sowie Ihre Kontaktdaten, Zahlungsdaten und Daten zu den bestellten Produkten. Sofern Sie unsere diesbezüglichen Online-Dienste in Anspruch nehmen, speichern wir auch Ihre IP-Adresse.

  Die im Rahmen der Bestellabwicklung erhobenen Daten können darüber hinaus verwendet werden, um Sie in Bezug auf Produktaktualisierungen und -empfehlungen, HMS-Kundenbefragungen und die Bewerbung neuer Produkte und Dienstleistungen zu kontaktieren.

  Sofern Sie derartige Informationen nicht erhalten wollen, können Sie uns kontaktieren und der Zusendung widersprechen.

  Wir speichern Ihre Daten für einen Zeitraum von sieben Jahren nach Ihrem letzten Kontakt mit uns. Im Anschluss werden die Daten am Ende des maßgeblichen Jahres gelöscht.

  Darüber hinaus werden Daten zu geschäftlichen Transaktionen gemäß den gesetzlichen Vorschriften für Buchführungs- und Steuerzwecke archiviert, üblicherweise für einen Zeitraum von höchstens zehn Jahren, zuzüglich des laufenden Jahres.

• Q: HMS Cloud-Dienste

  Im Hinblick auf die Nutzung unserer Cloud-Dienste sind wir Verantwortlicher für die Verarbeitung der folgenden Kategorien von Daten:  

  • Identifikationsdaten (Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Firmenname und Firmenkennung)
  • Kontodaten (Benutzername, Kontobezeichnung)
  • Liste verbundener Hardware-Geräte
  • Metadaten aus dem Datenverkehr (unter anderem: Zeitpunkt und Dauer der Verbindung, Anzahl der übertragenen Bytes, Gerätekennung und ähnliche Metadaten)
  • Zugangsdaten (Passwort, verstecktes Passwort)

  Wir verarbeiten Ihre Daten so lange, wie Sie über ein aktives Kundenkonto verfügen. Sofern das Konto sieben Jahre lang inaktiv geblieben ist, werden das Konto und etwaige damit verbundene Daten dauerhaft gelöscht.

  Wir verarbeiten diese Daten zur Erbringung der in den Nutzungsbedingungen definierten Leistungen sowie zur Weiterentwicklung und Aufrechterhaltung unserer Cloud-Dienste.

  Diese Verarbeitung beruht auf unserem berechtigten Interesse. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist erforderlich, um sicherzustellen, dass ausschließlich berechtigte Personen auf die Cloud-Dienste zugreifen und die Cloud-Dienste voll funktionsfähig sind und kontinuierlich weiterentwickelt werden, was unserer Ansicht nach auch Ihnen als Kundenvertreter bzw. Nutzer zugute kommt. In Anbetracht des Vorstehenden sind wir zu dem Schluss gelangt, dass unser berechtigtes Interesse Ihr Interesse an einer Nichtverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für diese Zwecke überwiegt. Sie können dieser Einschätzung widersprechen – nachstehend erfahren Sie mehr über Ihre Rechte.

  Sofern Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht mitteilen, sind wir gegebenenfalls nicht in der Lage, Ihnen einen Zugang zu den Cloud-Diensten einzurichten.

  Personenbezogene Daten in Kundendaten/Log-Daten
  Daten über den Austausch zwischen verbundenen Geräten (Log-Daten) stehen im Eigentum des für das aktuelle Konto verantwortlichen HMS-Kunden. Soweit in diesen Daten personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist der Kontoinhaber (HMS-Kunde) in Bezug auf diese Daten Verantwortlicher und HMS handelt diesbezüglich als Auftragsverarbeiter.

• Q: Kundenbeziehungsmanagement

  Damit wir Ihnen einen exzellenten Service bieten und Ihnen Angebote etc. übermitteln können, nutzen wir ein Customer Relationship Management System. In diesem System verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, unsere Tätigkeiten (Telefonanrufe, E-Mails, Besuche etc.) und die Art der Informationen, die Sie erhalten wollen.

  Sofern Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, verarbeiten wir gegebenenfalls auch Daten über Ihre Besuche auf unseren Webseiten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter der Überschrift „Ihr Besuch auf unseren Webseiten“.

  Wir stützen diese Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse – wie zu Beginn dieses Abschnitts erläutert – und speichern diese Informationen für einen Zeitraum von sieben Jahren ab der letzten Aktivität.

• Q: Technischer Support und Bearbeitung von Rücksendungen (RMA)

  Zum Zwecke des Kundensupports verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, Daten über die unterstützten Produkte bzw. Dienstleistungen sowie weitere Daten, die Sie uns gegebenenfalls im Zusammenhang mit einem Supportfall übermitteln.

  Damit wir Ihr Anliegen jeweils nachvollziehen können, speichern wir diese Daten für einen Zeitraum von sieben Jahren ab dem letzten Kontakt. Im Anschluss können wir allgemeine Supportinformationen zur Verbesserung unserer Produkte und Lösungen speichern, löschen jedoch alle Daten, die Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen.

  Wir stützen diese Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse, wie zu Beginn dieses Abschnitts erläutert.

• Q: Werbemitteilungen von HMS

  In den folgenden Fällen senden wir Ihnen Werbemitteilungen zu:

  • Sie sind ein Kunde unseres Unternehmens. In diesem Fall senden wir Ihnen Informationen auf der Grundlage eines berechtigten Interesses zu
  • Sie haben sich aktiv für die Zusendung von Werbe-E-Mails angemeldet, ein Webformular ausgefüllt oder anderweitig ein eindeutiges Interesse an HMS und unseren Produkten und Dienstleistungen erklärt, beispielsweise anlässlich von Messen, Schulungen/Seminaren oder durch Online-Webinarveranstaltungen. In diesem Fall senden wir Ihnen Informationen auf der Grundlage Ihrer Einwilligung zu.
  • Wir haben Ihre geschäftlichen Kontaktdaten von einem Werbepartner erhalten, der solche Daten bereitstellt. In diesem Fall stützen wir unsere Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse.

  Für statistische Zwecke nutzen wir Web-Beacons in unseren Werbe-E-Mails, und erfassen zusammen mit dem Datum und der Uhrzeit, ob die E-Mail geöffnet wird und Links weiterverfolgt werden.

  Sie können der weiteren Zusendung von Werbung jederzeit widersprechen, indem Sie den Link zur Abbestellung in der Fußzeile unserer E-Mail anklicken. Darüber hinaus können Sie weitere Werbung unterbinden, indem Sie uns unter der am Ende dieser Erklärung angegebenen Anschrift kontaktieren. Sie haben die Möglichkeit, bestimmte Kommunikationsformen (Telefon, E-Mail, Fax etc.) auszuschließen.

• Q: Kundenbefragungen

  Um unser Angebot zu verbessern, Trends aufzuspüren und uns einen Eindruck über Ihre Gesamtzufriedenheit mit HMS und unseren Produkten und Dienstleistungen zu verschaffen, führen wir gelegentliche Kundenbefragungen durch.

  Sofern nichts anderes angegeben ist, speichern wir Ihre Kontaktdaten zusammen mit Ihren Antworten, um Sie erforderlichenfalls kontaktieren zu können.

  Die Zusendung von Befragungen erfolgt auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses, wie zu Beginn dieses Abschnitts erläutert. Die Verarbeitung Ihrer Antworten beruht auf Ihrer Einwilligung zur Teilnahme an der Befragung.

• Q: Teilnahme an Seminaren, Schulungen etc.

  Sofern Sie online oder vor Ort an von HMS veranstalteten Seminaren, Präsentationen oder Schulungen teilnehmen, speichern wir Ihre Kontaktdaten gegebenenfalls für Folgeaktivitäten oder Werbemaßnahmen.

  Gegebenenfalls fertigen wir Aufzeichnungen unserer Präsentationen an. Sofern wir Fragen etc. von Teilnehmern aufzeichnen, werden wir Sie darauf hinweisen.

  Im Fall einer Verpflegung bitten wir Sie gegebenenfalls um Mitteilung bestimmter Nahrungsmittelpräferenzen. Hierbei kann es sich um sensible Daten handeln, die ausschließlich bei Bedarf für die Organisation der Veranstaltung verarbeitet und anschließend gelöscht werden. 

• Q: Aktivitäten in Online-Foren und sozialen Medien
  Sofern Sie uns Informationen über unsere Online-Foren oder die von HMS verwalteten Social-Media-Accounts zukommen lassen, übermitteln Sie uns diese Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung. Wir bitten Sie, keine Informationen zu posten, die etwaigen dritten Personen zugeordnet werden können.
• Q: Wenn Sie unsere Webseiten besuchen

  Analytik
  Wenn Sie unsere Webseiten besuchen, sammeln wir DSGVO-konforme Webanalysedaten. Diese Analysen liefern uns Informationen darüber, wie unsere Webseiten und Webinhalte genutzt werden. Wir nutzen diese Daten, um das Besuchererlebnis für Kunden auf unserer Webseite zu verbessern. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben. Die Daten werden gemäß DSGVO gespeichert und bleiben Eigentum von HMS Networks. Sie werden nicht an Dritte weitergegeben. HMS speichert und verwendet diese Analysedaten über einen Zeitraum von 3 Jahren.
  
  
  

  
  
  

   

  Serverbezogene Daten
  Bei allen Besuchen erheben wir automatisch einige technische Daten auf dem Web-Server: Name der aufgerufenen Datei, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Menge der übertragenen Daten, Meldung des erfolgreichen Zugriffs, Web-Browser, anfragende Domain und die öffentlichen IP-Adressen der anfragenden Computer.

  Wir speichern diese Daten auf der Grundlage eines berechtigten Interesses sowie ausschließlich zur Erkennung einer missbräuchlichen Nutzung oder technischer Probleme. Die Server-Protokolle werden für sechs Monate gespeichert.

  Marketing-Automatisierung
  Wir nutzen ein Marketing-Automationssystem, das den Verlauf der von einem Besucher besuchten Webseiten und Webformular-Übermittlungen nachverfolgen kann und wiederum diese Daten mit unserem Kunden-CRM/Marketing-System verknüpft.

  Wenn ein Kontakt eine marketing-relevante Hauptseite besucht, korreliert das Automationssystem die ID des Verhaltensanalyse-Cookies mit den durch das Formular der Marketingseite übermittelten Kontaktdaten. Auf diese Weise wird die Cookie-ID einer CRM-/Marketing-Kontakt-ID zugewiesen, sodass wir feststellen können, wer die Seite besucht hat. Das System wendet sein dupliziertes Erkennungsverfahren an, um festzustellen, ob die eingehende Landing-Page einem bestehenden oder einem neuen Kontakt zugeordnet werden sollte.

  Durch die Deaktivierung „funktionaler Cookies“ auf unserer Webseite mithilfe des Cookie-Zustimmungstools lösen Sie eine „Skriptanonymisierung“ in unserem Marketing-Automationssystem aus, die das System intern anweist, nichtwesentliche Cookies nicht zu platzieren. In diesem Fall können wir zwar Ihre übermittelten Formulardaten analysieren, aber nicht Ihre Aktivitäten auf unseren Webseiten mit Ihren Kontaktdaten in unserem System korrelieren.

• Q: Nutzung unserer Live-Chats

  Wenn Sie unseren Live-Chat-Dienst nutzen, speichern wir Daten wie Namen, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Browser-Informationen, Betriebssystem, Geolokationsdaten, zuvor besuchte Seiten auf unserer Webseite und eine Kopie des Chattext-Transkripts.

  Wir verarbeiten diese Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung, die Sie uns vor dem ersten Aufruf des Chat-Dienstes erteilt haben.

  Die Daten werden für einen Zeitraum von längstens 45 Tagen gespeichert, um sowohl HMS als auch Ihnen die Fortsetzung eines bestehenden Chat-Threads zu ermöglichen.