Politique de protection de la vie privée des clients HMS

Types de données et motif de leur collecte

• Q: Fourniture des produits ou services que vous avez commandés

  Le traitement de données à caractère personnel est nécessaire pour conclure un contrat et vous fournir des produits ou des services ainsi que pour traiter les demandes en garantie et les paiements.

  Nous collectons le nom de votre entreprise, les données de contact ainsi que des informations sur les paiements et les produits commandés. Si vous utilisez nos services en ligne dans ce cadre, votre numéro IP sera également enregistré.

  Les données collectées pendant le traitement de la commande peuvent aussi être utilisées pour vous contacter concernant des mises à jour de produits et des avis, des enquêtes auprès des clients HMS et la commercialisation de nouveaux produits et services.

  Si vous ne souhaitez pas recevoir ces informations, vous pouvez nous demander de bloquer leur réception en nous contactant.

  Nous conserverons vos données pendant sept ans après votre dernier contact avec nous; passé ce délai, elles seront effacées.

  Par ailleurs, les données relatives aux transactions économiques seront archivées conformément aux prescriptions légales en matière de comptabilité et de fiscalité, en général pendant au maximum dix ans en plus de l’année en cours.

   
• Q: Services cloud Talk2M et Argos

  Lorsque vous utilisez nos services cloud, nous traitons les catégories suivantes d’informations :  

  • Données d’identification (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, nom de l’entreprise)
  • Données du compte (nom d’utilisateur, nom du compte)
  • Liste de vos périphériques (comme Flexy/Cosy/CD/Netbiter)
  • Trafic de métadonnées (comprenant : la durée de la connexion, le nombre de connexions et le périphérique eWON appelé ou d’autres métadonnées similaires)
  • Identifiants (mot de passe, indice de mot de passe)
    
     

  Nous traiterons vos données tant que vous disposez d’un compte de service actif. S’il n’y a plus aucun trafic lié au compte pendant sept ans, le compte et toutes les données qui y sont liées seront définitivement supprimés.

  Nous traitons cette information pour pouvoir vous fournir les services conformément aux conditions d’utilisation ainsi que pour développer et maintenir nos services.

   
• Q: Gestion des relations clients

  Pour offrir des services de qualité optimale et vous soumettre des offres de prix, etc., nous utilisons un système de gestion des relations clients. Dans ce système, nous enregistrons vos données de contact, nos activités (appels téléphoniques, e-mails, visites, etc.) et le type d’informations que vous souhaitez recevoir.

  Ce traitement repose sur un intérêt légitime et nous conservons ces informations pendant sept ans à compter de la dernière activité.

   
• Q: Assistance technique et gestion des retours de marchandises

  Pour vous offrir une assistance client, nous traitons vos données de contact, des informations sur le produit ou le service pris en charge et d’autres informations que vous pouvez nous transmettre en rapport avec le dossier de support.

  Pour assurer un suivi efficace de vos dossiers, nous conservons ces données pendant sept ans à compter du dernier contact; passé ce délai, nous pouvons conserver des informations de support générales pour améliorer nos produits et solutions, mais nous supprimerons toutes les données qui peuvent être associées à une personne.

  Ce traitement repose sur un intérêt légitime ou sur une exigence contractuelle lorsque le produit est sous garantie.

   
• Q: Communication marketing de HMS

  Nous vous envoyons des informations marketing si vous êtes client, que vous vous êtes activement inscrit pour recevoir des e-mails marketing ou que vous avez témoigné d’une autre manière un intérêt évident pour HMS et ses produits et services, par exemple lors de salons ou de séminaires. Nous pouvons aussi obtenir des données d’adresse de la part de partenaires marketing qui fournissent des adresses aux entreprises qui le demandent.

  À des fins statistiques, nous utilisons des balises web dans nos e-mails marketing pour vérifier si l’e-mail a été ouvert, les liens qui sont suivis ainsi que la date et l’heure.

  Vous pouvez à tout moment décliner la réception de messages marketing en cliquant sur le lien de désinscription qui se trouve en bas de l’e-mail que nous vous avons envoyé. Vous pouvez aussi décliner toute autre activité de marketing en nous contactant à l’adressant figurant au bas de cette politique. Vous pouvez refuser d’être contacté par des canaux de communication spécifiques (téléphone, e-mail, fax, etc.)

  Notre traitement à des fins de marketing repose sur un intérêt légitime ou sur votre consentement lorsque vous vous inscrivez sur des listes de mailing ou que vous témoignez d’une autre manière un intérêt évident pour nos produits.

   
• Q: Enquêtes clients

  Pour améliorer notre offre, vérifier les tendances et votre satisfaction globale envers HMS et ses produits et services, nous réalisons régulièrement des enquêtes auprès de nos clients.

  Sauf mention contraire, nous conservons vos données de contact avec vos réponses afin de pouvoir, le cas échéant, donner suite aux informations que vous avez fournies.

  L’envoi de ces enquêtes repose sur un intérêt légitime et les réponses que vous donnez reposent sur votre consentement de participer à l’enquête.

• Q: Participation à des événements (séminaires, formations, etc.)

  Si vous assistez à des séminaires, présentations ou ateliers de formation organisés par HMS, en ligne ou dans un lieu physique, nous conservons vos données de contact à des fins de suivi et de marketing.

  Les événements peuvent être enregistrés; si cela devait être le cas, les participants en seront informés.

  Si des repas sont prévus, nous pouvons vous demander vos préférences alimentaires; cette information peut être sensible et ne sera traitée que si elle est nécessaire pour l’organisation de l’événement et elle sera ensuite effacée.

• Q: Activités sur des forums en ligne et des médias sociaux

  Si vous fournissez des informations sur nos forums en ligne ou sur les comptes de médias sociaux gérés par HMS, vous donnez votre consentement pour que nous traitions ces données. Nous vous demandons de ne pas publier d’informations qui pourraient être associées à une tierce personne.

• Q: Lorsque vous visitez nos pages Web

  Analyses des visites
  Lorsque vous visitez nos pages Web, nous collectons des données d’analyse du web conformes au RGPD. Ces données d’analyse nous fournissent de l’information sur la façon dont nos pages web et nos contenus web sont utilisés. Nous nous servons de ces données pour améliorer l’expérience client sur nos pages web. Aucune information et aucune donnée permettant d’identifier une personne n’est obtenue. Les données sont stockées en conformité avec le RGPD et demeurent la propriété de HMS Networks, elles ne sont partagées avec aucune tierce partie externe. HMS stocke et utilise ces données analytiques pendant 3 ans.
  
  
  

  
  
  

   

  Données liées au serveur
  Lors de toutes les visites, nous collectons automatiquement certaines informations techniques sur le serveur web :
  Nom du fichier consulté, date et heure d’accès, quantité de données transmises, notification d’accès réussi, navigateur Web, domaine demandeur et adresses IP publiques de l’ordinateur demandeur.

  Nous stockons ces informations sur la base d’un intérêt légitime uniquement pour pouvoir détecter une mauvaise utilisation ou des problèmes techniques. Les journaux du serveur sont stockés pendant six mois.

  Automatisation du marketing
  Nous utilisons un système d’automatisation du marketing capable de suivre l’historique des pages visitées et des soumissions de formulaires web ; ensuite, ce système met ces données en lien avec notre système de GRC/de marketing clients.

  Chaque fois qu’un contact visite une plage clé suivie par le marketing, le système d’automatisation du marketing corrèle l’ID du cookie d’analyse de comportement avec les données de contact entrantes soumises avec le formulaire sur la page marketing. De cette façon, l’ID du cookie est cartographiée avec une ID de contact GRC/marketing afin que nous puissions déterminer qui a navigué sur le site. Le système applique sa méthode configurée de détection dupliquée pour déterminer si les données entrantes de la page d’accueil devraient être cartographiées avec un contact existant ou avec un nouveau contact.

  En désactivant les « cookies de fonction » sur nos pages web par le biais de l’outil de consentement aux cookies, vous allez déclencher un « script d’anonymisation » dans notre système d’automatisation du marketing, qui va dire en interne au système de ne pas placer de cookies non essentiels. Cela va signifier que, bien que nous puissions traiter les données que vous avez soumises par formulaire, nous ne pourrons pas corréler vos activités sur nos sites avec vos coordonnées de contact dans notre système.

• Q: When you use our LiveChat feature

  When using our live chat service, we store such data as name, email address, IP number, browser information, operating system, geolocation, previous visited pages on our website and a copy of the chat text transcript.

  We process this information based on your consent, given before you start the chat service.

  Data will be kept for a maximum of 45 days, to allow both HMS and yourselves to continue an existing chat thread.